個人情報保護方針

株式会社総研システムズ(以下、「当社」)は、システム構築ソリューションサービス、及び各種コンサルティング事業に携わる企業として、これらの事業に供する個人情報の保護を、重要な社会的責任であると考えております。
当社事業活動において個人情報の保護を当社における最優先課題の一つとして位置づけ、この活動を確実に実践していくために、以下に個人情報保護方針を定め、実行し、維持します。
この方針は当社ホームページ等で公開します。当社役員及び社員はこの方針に従い、個人情報を適切に取扱い、管理いたします。

1.個人情報の取得、利用、提供に関する事項

[1]個人情報を取得する場合は、その利用目的を明らかにすると共に、個人情報の利用について本人の同意を得ます。
また、取得した個人情報を社外に提供又は外部委託する場合には、同様に本人の同意を得た上で行います。
[2]同意を得た利用目的及びその達成の範囲を超えて利用いたしません。利用目的及びその達成の範囲を超えて利用する場合は、改めて本人の同意を得た上で行います。

2.個人情報に係わる法令、指針その他の規範に関する事項

[1] 個人情報に関連する法令、指針、JIS Q 15001等関連する規範に基づき、個人情報の保護及び取扱いに関する社内規定を定めると共に、必要に応じてこの規定を見直し、継続的に改善します。
[2] 個人情報の取扱いに関しては、関連する法令、規範及び社内規定を遵守します。

3.個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止及び是正に関する事項

[1]個人情報の取扱い責任者を特定し、取扱い担当者については必要最小限の者に限定します。また、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の防止及び是正に努め、必要な安全管理策を実施します。
[2]個人情報の処理等を外部委託する場合には、プライバシーマーク認定事業者を選択するか、又はこれと同等の個人情報保護管理水準にあると認められる事業者を選択します。また、委託に際しては、契約書等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、安全性について万全を期します。

4.苦情及び相談に関する事項

個人情報に係わる苦情及びお問い合わせには適正に対応いたします。以下の個人情報相談窓口までご連絡ください。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に関する事項

個人情報に係わる運営実施状況については、定期的に点検及び監査を行い、また問題・改善点に関しては是正及び予防処置を行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

個人情報相談窓口
個人情報相談責任者:総務部長
TEL:03-3232-1171 FAX:03-3232-1180
E-mail:soudan@souken-sys.co.jp

判定日:2006年11月01日
改訂日:2019年03月01日
株式会社 総研システムズ
代表取締役社長 清水 保

公表事項

1.個人情報取得事業者の名称及び個人情報保護管理者

株式会社総研システムズ  総務部長

2.利用目的

株式会社総研システムズ(以下、「当社」)は、次の利用目的で社外の方の個人情報を取り扱います。
これらの利用目的を変更する場合は、ご本人に通知又は当社ホームページに公表します。

[1]各種業務の実施に関して、個人情報の委託を受ける場合の個人情報
システム構築ソリューションサービス、及び各種コンサルティング業務に付帯するデータ入力、データ出力、印刷等の業務を行うために委託された情報について、委託元である企業、国、地方自治体、独立行政法人、その他各種法人からの委託契約に定められた業務を履行するため。
[2]取引先に関する個人情報
取引先との業務に必要な連絡、手続き及び円滑な関係を維持するための各種方策を実施するため。
[3]入社希望者に関する個人情報
当社に入社を希望される方への連絡、採用選考にともなう手続きを行うため。
[4]当社の役員・社員に関する個人情報
人事・労務管理等に必要なため。

なお、個人情報保護法第18条第4項各号に定める次の場合は、利用目的の通知・公表を差し控えることとなります。

(1)利用目的をご本人に通知、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)利用目的をご本人に通知、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

[5]上記以外の場合
 次に示す事項は、あらかじめ、書面によって本人に明示し、同意を得ます。

(1)個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合にその旨
(2)本人が個人情報を与える任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生ずる結果
(3)本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得する場合にはその旨

3.個人データの共同利用

当社が他の企業等と共催でセミナー、シンポジウム、展示会、講演会等を開催する場合、当該共催企業等と個人データを共同利用する場合があります。その場合には、これらのセミナー等のご案内に際して、共同利用をする旨、共同利用の対象となる個人データの項目、共同利用者の範囲、共同利用者の利用目的、個人データの管理責任者の氏名・名称等を通知いたします。

4.個人データの第三者提供

当社は個人データをご本人の同意なしに第三者に提供することはありません。但し、個人情報保護法第23条第1項各号に定める次の場合には、第三者に提供することがあります。

[1]法令に基づく場合
[2]人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
[3]公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

5. 個人情報の開示、訂正等又は利用停止等について

当社は、個人情報のご本人又はその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正等又は利用停止等ご本人からのお求めを受けた場合、ご本人からのお求めであることを確認した後(代理人による申請の場合は代理権を確認した後)、後述する「不開示等の理由」に該当しない事項については、遅滞なくお求めに応じることとしています。

利用目的の通知及び開示のお求めにあたり、
(1)ご本人又はその代理人であることを確認できる資料
(2)返信用封筒(お手数ながら、申請者の住所・宛先が記載された封筒に切手※をお貼りください。)
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときを下記宛先までご送付お願いいたします。
 申請書にご記入いただいた事項に含まれる個人情報は、利用目的の通知及び開示を実施するために必要な範囲でのみ取り扱うこととさせていただきます。

※特定記録郵便の場合、通常の切手代のほか特定記録代160円分の切手貼付が必要です。
配達証明郵便の場合、通常の切手代のほか一般書留料430円及び配達証明料310円、合計740円分の切手貼付が必要です。(手数料は、開示または利用目的の通知のご請求の場合とし、訂正等及び利用停止等のご請求の場合は、当該手数料は不要です。)
上記の金額は2018年現在の金額で、変わる場合があります。

特定記録:http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/tokutei_kiroku/index.html
配達証明:http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/haitatsu/index.html

開示等のお求めの送付先

ご本人の情報取得時にご案内した「個人情報に関するお問い合わせの受付窓口」にご連絡ください。
その窓口が不明の場合、次の宛先に封書にて必要書類をお送りください。

宛先
東京都新宿区大久保1-3-21新宿TXビル
株式会社 総研システムズ「個人情報ご相談窓口」行

※不開示等の理由
(1)ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)他の法令に違反することとなる場合
(4)当社の保有個人データに該当しない場合
(5)申請書に不備がある場合
(6)個人情報保護法第25条第1項但書・第27条第2項但書の趣旨に従い、不開示等の決定を行った場合
※お求めいただいた情報の全部または一部について、不開示等とさせて頂く場合には、申請者の住所に書面によりその旨のご通知をします。

            認定個人情報保護団体への苦情・相談窓口

            一般財団法人日本情報経済社会推進協会 プライバシーマーク推進センター
                個人情報保護苦情相談室 TEL: 03-5860-7565 フリーダイヤル:0120-700-779

6.個人情報のお取り扱いに関する苦情・ご相談について

個人情報に係わる苦情及びお問い合わせには適正に対応いたします。
以下の個人情報相談窓口までご連絡ください。

苦情・ご相談の受付窓口
個人情報保護管理者及び
個人情報相談責任者:総務部長

〒169-0072
東京都新宿区大久保1-3-21 新宿TXビル
TEL:03-3232-1171 FAX:03-3232-1180
E-mail:soudan@souken-sys.co.jp